Il programma prevede la distribuzione di un certo numero di materiali in un arco di tempo di circa un anno. Per ogni tipologia di analisi sono previste più distribuzioni di materiali; ogni distribuzione o “giro” è detta “round”.

I laboratori possono aderire ad un unico round oppure abbonarsi ad un determinato materiale analizzando quindi quella matrice più volte all’anno.
I laboratori partecipanti devono eseguire le analisi entro un tempo prestabilito e poi sottoporre i loro risultati all'ente responsabile che riporta tali risultati in appositi rapporti periodici. Nei casi in cui ciò è possibile, lo stesso ente provvede ad effettuare una adeguata elaborazione statistica che permette di valutare le prestazioni dei vari laboratori, con particolare riferimento all’accuratezza delle prove.
Tutte le attività del Progetto Trieste sono organizzate secondo le norme previste dalla guida ISO-IEC 43 e vigilate da un Comitato di Consulenza che si riunisce periodicamente; le modalità operative del Progetto Trieste sono descritte nel Manuale della Qualità Tecna Srl, Manuale che è a disposizione del Comitato di Consulenza.
La valutazione delle prestazioni viene effettuata sulla base dello scostamento del risultato di ogni singolo laboratorio dal valore di riferimento dell'analita presente nel materiale. Nel caso delle analisi di screening la valutazione dell’esito della prova è di tipo qualitativo. I criteri di valutazione sono descritti in dettaglio in ogni rapporto.
La contaminazione dei materiali distribuiti può essere naturale (materiale "incurred") oppure, in alcuni casi, artificiale (materiale addizionato o "spiked"). La determinazione del valore di riferimento verrà fatta in modo diverso nei due casi. L’omogeneità delle aliquote è verificata mediante opportune prove riportate in ogni rapporto.
I laboratori ricevono inizialmente una "risposta individuale" mediante la quale possono verificare la corretta registrazione dei propri risultati; inoltre, la risposta individuale contiene anche informazioni di tipo qualitativo sui campioni analizzati, offrendo ai partecipanti un primo, parziale riscontro della correttezza dei propri risultati.
Infine i partecipanti ricevono il rapporto sui risultati di tutti i laboratori, con le opportune statistiche e confronti.

Schema operativo

Attività Il Programma si pone l'obiettivo di permettere una valutazione delle performances sia dei laboratori che impiegano metodi di screening che di quelli che impiegano metodi di conferma. L’elaborazione dei dati sarà perciò separata, poiché diverso è lo scopo delle prove di screening da quelle di conferma e diversi devono essere i criteri di valutazione delle prestazioni. Il materiale fornito è invece lo stesso sia per analisi di conferma che per screening; in alcuni casi viene proposto in quantità diverse, sufficienti a svolgere l'una o l'altra attività.

I risultati, l’elaborazione, i resoconti
Per quanto riguarda l’elaborazione dei risultati si ricorda che:
1. per le analisi di conferma le performances sono espresse in modo quantitativo utilizzando, come previsto dalla Guida ISO-IEC 43, gli z-score.
2. per le analisi di screening sono stati messi a punto dei criteri qualitativi che permettono di giudicare soddisfacente o meno la risposta (anch’essa qualitativa) fornita dai singoli laboratori.

Cosa riceve il partecipante:

- I materiali (campioni)
- I moduli per la risposta (scaricabili da internet)
- I rapporti con i risultati di tutti i laboratori e le valutazioni delle prestazioni
- Un certificato che attesta la partecipazione del laboratorio al Progetto Trieste

Riservatezza
L’ente responsabile del progetto garantisce l’anonimato ai partecipanti. Solo a seguito di specifica autorizzazione degli stessi la segreteria del Progetto potrà trasmettere tutti o parte dei risultati ad enti esterni.

L'ente responsabile del programma, Tecna Srl, ha ottenuto in data 09 ottobre 2003 la certificazione del proprio Sistema Qualità come conforme alle norme ISO 9001/UNI EN ISO 9001-Ed 2001 (attuale edizione 2008); nell'ambito di tale certificazione, Progetto Trieste è stato oggetto di specifica verifica.